Tablero Kanban para empresas

“El tablero Kanban es una herramienta ideal para ordenar prioridades, proyectos, tareas, etc. En mi caso lo he utilizado desde la universidad hasta el día de hoy, y sí que me ha ayudado a ser más eficiente.”

Por Jeff Figueroa

Kanban es una herramienta proveniente primero del Kaizen y luego del Lean Thinking usada para visualizar, organizar y completar el trabajo, formando de la organización temporal, ya que nos entrega una secuencia de las actividades a ser ejecutadas.

El tablero Kanban es una gran herramienta para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo porque visualiza todas las tareas en un proceso de trabajo y proporciona una transparencia general de la organización.

«Permite a los equipos tener una clara visión general de todos los elementos de trabajo y controlarlos a través de las diferentes etapas de su flujo de trabajo.»

Organización Kanban

Su nombre deriva de las palabras japonesas «Kan», que significa visual, y «Ban», que significa tarjeta o tablero; pertenece a los sistemas «Pull» donde el sistema se pone en marcha apenas se conocen los requerimientos, evitando así los excesos de trabajo, permitiendo alcanzar una capacidad equilibrada, optimizar el uso de nuestra energía y disminuir los desperdicios.

El sr. Taiichi Ohno necesitaba una manera visual y sencilla de comunicar rápidamente a todos los trabajadores de la fábrica de Toyota los trabajos que se estaban llevando a cabo y en qué estado se encontraban.

Su intención era hacer transparentes los procesos y que todo el mundo supiera realmente lo que estaba sucediendo.

Primero se usaron en forma de tarjetas, derivando posteriormente a tableros de mando, con el propósito de mantener un flujo de trabajo de tipo pull.

La ventaja de que sea una herramienta visual es que le da al trabajo, muchas veces subjetivo, una forma tangible, un flujo claro, una historia que es posible seguir, haciendo más fácil el proceso de observar problemas, permitiendo además priorizar entre una actividad y otra.

Debido a que nuestra capacidad de procesamiento es limitada, es muy difícil observar el cuadro completo de actividades en nuestra mente, algo que influye de forma significativa sobre nuestra habilidad para tomar decisiones.

Es aquí donde Kanban te ayudará a identificar tus actividades en espera (BackLog) y limitar el trabajo en progreso o work in progress (WIP) ; tendrás al frente tuyo el cuadro completo de actividades, disminuyendo la probabilidad de cometer errores y generar retrasos.

Lo ideal es no ejecutar varias actividades al mismo tiempo, ya que nuestra capacidad de procesamiento disminuye mientras más actividades tenemos que manejar.

Imagina tu mente como una carretera y las actividades como si fueran automóviles. La carretera tiene la capacidad de trabajar al 100%, pero cuando llega al 60% la velocidad ya comienza a disminuir, y si se sigue aumentando la cantidad de automóviles, podemos llegar incluso a congestionarla por completo, interrumpiendo el flujo, siendo lo mismo que ocurre con las personas.

Si actualmente tienes problemas para cumplir con tu agenda virtual o recordar qué actividades tienes pendientes, te recomiendo usarlo; te ayudará a ver de forma más clara aquellas cosas que están en tu lista de espera, las que están en ejecución y las que están terminadas.

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