Optimezation, Humberto Almonacid

“Optimezation de Humberto Almonacid es un libro que nos concede el conocimiento sobre el tiempo, de cómo administrarlo correctamente. Esta obra explica cómo nosotros debemos utilizarlo y qué acciones debemos ejercer. Es un libro bastante interesante que he disfrutado mucho de su lectura pues es muy explicativo.”

Por Jeff Figueroa

Humberto Almonacid Alarcón es consultor en productividad personal, optimización de procesos, neuroventas y desarrollo organizacional.

 

Optimezation es un libro provocador porque invita a tomar decisiones conscientes y estratégicas, además de entregar una herramienta para usar el tiempo en aquello valioso y dejar de perderlo en justificaciones para boicotear logros propios.

«Usar bien el tiempo se relaciona con disfrutar la vida, ser agradecido con la oportunidad que tienes para hacer la diferencia y ayudar a que este mundo se un mejor lugar para vivir.»

La clave del tiempo para alcanzar el éxito en la vida

Humberto Almonacid Alarcón es consultor en productividad personal, optimización de procesos, neuroventas y desarrollo organizacional.

¿Vivir para trabajar o trabajar para vivir?

No existe falta de tiempo, existe falta de interés. Porque cuando la gente realmente quiere, la madrugada se vuelve día, el martes se vuelve sábado y un momento se vuelve oportunidad. La optimización del tiempo es vital, pero tal como plantea el autor, también es fundamental tener claro en qué queremos usar nuestro tiempo; cómo deseamos invertir nuestra vida en nuestro crecimiento, felicidad, aprendizaje, relación con los demás, bienestar, abundancia y prosperidad en general.

Optimezation es un libro provocador porque nos invita a tomar decisiones conscientes y estratégicas y porque nos entrega una herramienta para usar el tiempo en aquello valioso y dejar de perderlo en lo que solemos usar para justificarnos o boicotear nuestros logros.

No solo el autor se ha atrevido a impulsar una nueva generación de la gestión del tiempo, sino que se ha lanzado en la aventura de ayudarnos a incorporar esto a la vida diaria y salir de los espacios meramente laborales a la hora de usar nuestro tesoro llamado tiempo. Esta aventura y valor es aplaudible no solo por el aporte teórico y práctico, sino también por ser un aporte que viene desde Chile y que busca escalar como texto de referencia de esta nueva generación en la gestión del tiempo; situación no menor cuando consideramos que las teorías siempre son validadas desde el norte del mundo hacia el resto del planeta, cuando tenemos tantos aportes de este lado del planeta que son valiosos para la humanidad entera.

Gestión del tiempo. Cuando vemos la vida de esta forma, empezamos a creer que estamos en una carrera donde el objetivo es por llegar primero, hacer más cosas en menos tiempo y luchar día a día para procesar todo lo que se nos venga por delante, pero si conoces bien los principios que rigen la productividad, te darás cuenta que esto no conduce a ninguna parte. Cuando se trata de personas, no podemos pensar en términos de eficiencia; solo eficacia. Si pensáramos en resolver problemas con nuestro jefe y lo enfocamos desde la eficiencia, podemos decirle: «Disculpe, pero sólo dispongo de un minuto y 30 segundos para que me cuente qué es lo que necesita».

Usar bien el tiempo se relaciona con disfrutar la vida, ser agradecido con la oportunidad que tienes para hacer la diferencia y ayudar a que este mundo se un mejor lugar para vivir.

La perseverancia. «La capacidad de retroceder nunca y rendirse jamás», los dos propósitos principales de este libro son agregar valor a tu vida y generar capacidad disponible.

  • Serás más productivo, ya que trabajarás menos tiempo y podrás concretar más, incrementando tu rango de influencia.
  • Podrás disfrutar de tus relaciones y dedicarte a mejorar en tus diferentes roles.
  • Podrás llevar control de las actividades que generan pérdidas y que hoy afectan tu sistema de gestión personal. De esta manera podrás tomar buenas decisiones, disminuyendo las posibilidades de cometer errores.
  • Sentirás más felicidad y satisfacción del deber cumplido al tener la capacidad de cumplir los objetivos que te habías propuesto.
  • Sentirás menos desgaste y angustia cuando no seas capaz de cumplir lo programado, ya que trabajarás en base a prioridades.
  • Tendrás menos estrés debido a que contarás con una planificación equilibrada con los requerimientos de tu sistema.
  • Podrás tomar espacios para entretenerte y disfrutar otros aspectos de tu vida personal.
  • Tendrás más libertad para dedicarte a esos hobbies y proyectos personales que siempre has dejado de lado.
  • Mejorarás tus resultados profesionales, ya que al tener objetivos claros sabrás dónde enfocar tus esfuerzos.
  • Mejorarás tus relaciones interpersonales debido a que serás capaz de comprometerse de forma efectiva, generando más confianza.
  • Disminuirás de forma significativa las interferencias, las descordinaciones, los malentendidos y los problemas innecesarios por fallas en la comunicación, y cuando estos aparezcan serán muy fáciles de solucionar.

Muras del tiempo

Cada vez que existen diferencias entre lo que planteas y los resultados que consigues, es sencillamente por no contar con esta valiosa información. Los expertos les llaman fugas. A continuación hay un listado de aquellas acciones propias y de los demás que más impacto tienen sobre tu eficacia y eficiencia personal.

  • Interrupciones telefónicas.
  • Uso incorrecto del correo electrónico.
  • Interrupciones y visitas inesperadas.
  • Reuniones ineficientes.
  • Falta de prioridades
  • Desorganización personal.
  • Movimientos y traslados innecesarios.
  • Planificación deficiente.
  • Delegación ineficaz.
  • Intentar demasiado.
  • Comunicación poco clara.
  • Información inadecuada, incorrecta o tardía.
  • Indecisiones.
  • Autoridad y responsabilidad confusa.
  • Incapacidad para decir «no»

Procrastinación

Se define como la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables.

Tiene raíces psicológicas muy profundas. Muchos expertos en neurociencias y psicología social han pasado años procrastinando y estudiando el tema.

Gracias a estos estudios se ha podido determinar que las personas, cuando deben ejecutar una actividad, les llegan cientos de pensamientos que logran paralizar e impedir que sea realizada, ya que que el cerebro cae en una trampa.

Esta trampa es conocida como la triada de la motivación, la que implica que será más sencillo hacer aquellas actividades que nos generan placer, nos evitan el dolor y permiten a nuestro cerebro ahorrar energía. Dejando fuera a la mayoría de actividades relacionadas con el éxito y que necesitan altas dosis de voluntad para esforzarnos en lograr nuestras metas.

Herramientas de relación

Este grupo de herramientas afectan directamente la productividad personal y son las más complejas de llevar a la práctica.

Estrategias para tratar con interrupciones:

  • Trata de programar horas fijas para ver sistemáticamente a sus compañeros de equipo.
  • Que no se confunda «política de puertas abiertas» con «entra cuando quieras». Establece periodos de tiempo donde todos sepan que estás disponible.
  • Intenta mover tu escritorio para evitar el contacto visual con la gente que pasa cerca de tu oficina.
  • Si sabes que alguien debe resolver un asunto, ve a visitarlo antes de que el venga a verte. No esperes a que te interrumpan.
  • Cuando alguien asome la cabeza en tu lugar de trabajo y te pregunte si tienes un minuto (que tu sabes que no es solo un minuto), acostúmbrate a decir no y amablemente sugiere otro momento para atenderlo, además de darle toda la atención que requiere.
  • Si alguien logra pasar la barrera anterior, ponte de pie mientras dura la conversación y maneja los tiempos. Puedes decir que vas saliendo.

Reuniones eficientes

Una forma de aprovechar mejor el tiempo en el trabajo es a través de la generación de reuniones eficientes.

Para ello debes definir primero si es necesario citar a una reunión o no; luego, determinar el propósito y cuales son los aspectos importantes a discutir; después debes preparar una agenda y enviarla a los asistentes para que puedan dar su opinión al respecto. Una vez en la reunión, recuerda comenzar a tiempo por respeto a los asistentes puntuales. Revisa cada uno de los aspectos de la agenda dentro del tiempo estimado. Una vez finalizada la reunión, haz un resumen con los acuerdos, responsables y plazos para enviarlo a los asistentes: será de mucha utilidad la próxima vez.

Estadísticas indican que el promedio de reuniones a las que asiste un profesional o un administrativo de cualquier empresa es de 62 al mes; de estas, la mitad es considerada una total pérdida de tiempo. Es decir, mensualmente puedes pasar 31 horas en reuniones que no te llevan a ninguna parte.

Del asistente promedio se puede decir:

  • 91% se distraen durante la reunión.
  • 96% se pierden alguna reunión consciente o inconscientemente.
  • 39% se duermen.
  • 45% están agobiados por la cantidad de reuniones a las que deben asistir.
  • 73% hacen otras cosas durante las reuniones.
  • 47% se quejan de que las reuniones son la principal pérdida de tiempo.

Una reunión eficiente debería tener:

  • Un objetivo claro: el asunto de la reunión.
  • Una agenda sobre lo que se tratará en la reunión.
  • Un facilitador o mediador, para que todos participen.
  • Un encargado de llevar registro de lo tratado en la reunión.
  • Reflexionar quien debe ir a esa reunión.
  • Puntualidad al inicio y al final.
  • Una reunión efectivo debiera durar entre 15 y 25 minutos como máximo.
  • Será función del facilitador evitar distracciones del tema principal, dirigir la reunión según la pauta establecida, dar la palabra para mantener diálogos ordenados y pedir a los asistentes que no usen sus laptops y teléfonos durante la reunión.
  • Será función de los asistentes establecer acuerdos, aprobar minutas, coordinar fechas, definir responsabilidades, decidir acerca de las acciones y realizar seguimiento.

Consejos para la ejecución efectiva de actividades

  • Añade pequeños incentivos personales como recompensas a los logros que obtengas. Aportará motivación y deseo de alcanzar el resultado. Es más sencillo superar obstáculos cuando sabes que existe una recompensa.
  • Evita el multitasking para que no aparezca el efecto hoja de sierra. Recuerda que cada vez que cambias de una actividad a otra necesitas un tiempo para llegar al rendimiento óptimo, desperdiciando hasta un 60% de tu tiempo.
  • Convierte tus rutinas en hábitos por medio del proceso de señal, respuesta y recompensa.
  • Automatiza la mayor cantidad de procesos dentro de tus actividades diarias.
  • Trata de portar una libreta en todo momento para anotar nuevas ideas o actividades para programar.
  • Estar atento a la clasificación de imprevistos.
  • Procura completar las actividades de una sola vez.
  • Inicia por las actividades más difíciles a primera hora.
  • Recuerda mantener el equilibrio entre liderazgo y administración.

Para ser más productivo hay que vivir más lento. Debes aprender a disfrutar el presente, ser consciente de tu entorno y aprender a leer las señales; en la vida nada sucede de imprevisto y debes estar atento a las pistas que te envía el universo. Optimezation no trata de convertirte en una persona obsesionada con el futuro; solo te ayuda a organizarte para que disfrutes tu presente, ya que estarás ahí el resto de tu vida.

 

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